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1.22 Geschäftsbriefe schreiben und formulieren


Eine positive, freundliche Korrespondenz sorgt für ein hervorragendes Image. Viele Ungeübte sind im Briefe schreiben und formulieren unsicher, denken oft ewig darüber nach. Es beginnt in der Regel mit dem Anfang eines Briefes, dann die Worte, die Sätze, Form und Inhalt. Das ist durchaus okay, weil den Inhalt teilt man schon irgendwie mit. Fördernd für Ihre Firma ist zumindest Grundbegriffe bzw. Inhalte beim Schreiben zu beachten. Die Musterbriefe hier sind Anregungen, helfen vielleicht etwas auf die Sprünge.
 

 

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Unser Briefstil hat sich verändert, die starre, angestaubte Ausdrucksweise verschwindet immer mehr aus dem Briefwechsel, das ist auch erfreulich so. Briefe sollten lesefreundlich und aussagefähig in der Sprache unserer Zeit verfasst werden.

Zunächst einmal verworren dieses »wir - man - ich«. Was löst diese Formulierung unbewusst beim Leser aus?

 

Das WIR:
Es ist unpersönlich, es vermittelt Unsicherheit, es zeigt den Verfasser wenig beteiligt, es vermittelt keinen wirklichen Ansprechpartner zu haben. Ein »Wir« vermittelt dem Empfänger kaum Kompetenz und Verantwortung. Es ist heillos überholt und altbacken. Ausnahmen gibt es beim „Wir“ natürlich auch z. B. Sie und der Leser Ihres Briefes machen etwas gemeinsam, zusammen. Sie schreiben z. B. über Ihre Herstellung, Ausführung etc.die Sie mit mehreren erzeugen.

 

Das MAN:
Das ist eine Verallgemeinerung, man spricht niemanden so wirklich an. Man kann jeder sein, hat man – soll man – kann man – usw. Irgendwie zeigt es Unsicherheit, es gehört nicht in einen gut verfassten Brief.

 

Das ICH:
Es vermittelt Kompetenz, es definiert eindeutig einen Ansprech- und Verhandlungspartner, es vermittelt Sicherheit, Verantwortung, demonstriert eine klare Identifizierung mit dem Unternehmen.

 

Sie reden Ihren Briefpartner ja auch nicht mit ihr an, ihr habt ihr macht etc., nein Sie sprechen ganz eindeutig eine Person an.

 

Vor allem kleine Firmen verstecken sich immer noch hinter dem „Wir“, sie wollen dadurch einen Eindruck von »bedeutend - leistungsfähiger« vermitteln. Kommen Sie weg davon, zeigen Sie was Sie können, stehen Sie selbstbewusst hinter dem "Ich“. Der Leser des Briefes versteht unbewusst Ihre Kompetenz, hat eine klare Vorstellung der Aufstellung Ihres Betriebes.

 


Was wir alle kennen, Briefe nicht mit ich oder wir beginnen.

 

Vermeiden Sie Superlative, die höchste Steigerungsform z. B. das Beste, sensationell, sehr, herausragend etc. Die andere Richtung Antonym, die entgegengesetzte Form wie „etwa – vielleicht – fast – klein – wenig – leider - etc. Viele »Un« Wörter z. B. gebildet - ungebildet, bemerkt – unbemerkt, sollten Sie ebenfalls vermeiden.


Vermeiden Sie endlose Sätze, es ist schwer diese im Kopf zu sortieren, der Leser muss geistig Kommas und Punkte setzen. Zwischendurch kurze, knackige Sätze lockern Ihren Schreibstil ungemein auf.


Kommen Sie von nicht mehr zeitgemäßen, verstaubten Redewendungen weg.
z. B. Bezug – Bezug nehmend - beiliegend – Überprüfung – Beantwortung – bestätigen – etc.

 

Ebenfalls Sätze wie.
»Ich hoffe Ihnen gedient zu haben und verbleibe ...,«
Diese Formulierungen sind nicht mehr modern und kommen auch nicht so gut an.

 

Wir alle Neigen dazu alles immer in Hauptwörter umzuwandeln
z. B. Dank – danken, Rede – reden -, Anlage – anliegend.

 

Auch hängen wir gerne nichtssagende Tätigkeitswörter ich meine sie heißen Streckverben.
– ich spreche ihnen Dank aus - ich danke ihnen herzlich dafür - ... mal so naiv ausgedrückt.


Angenehm formulierte Briefe werden bemerkt, sie wirken sich ungemein auf Ihr Image aus. Schreiben Sie so, wie sie auch reden, mit ein wenig Übung kommen nette, freundliche Briefe dabei raus. Nur Vorsicht, wir reden mehr als wir schreiben sollten.


Die ganz hohe Schule der „Deutschen Sprache“ lasse ich jetzt hier mal weg. Es verwirrt, kein Mensch kann sich das wirklich von jetzt auf gleich merken. Sie wollen Briefe schreiben und das jetzt. Überprüfen Sie mal Ihren bisherigen Schreibstil, versuchen Sie langsam davon wegzukommen, legen Sie einfach mal los.


Das sollte man in Briefen vermeiden - zusammengefasst die wichtigen Punkte:

 

Wir-Ich-man

Gehen Sie auf das »Ich«, verwenden Sie das wir nur in wirklichen »Wir« Situationen, das »man« streichen Sie grundsätzlich aus Ihren Briefen.

 

Superlative

Vermeiden Sie die höchste Steigerungsform wie beste, sensationell etc. Meiden Sie ebenfalls die entgegengesetzte Form, Antonym, von Superlative, vielleicht, fast etc.

 

Un-Wörter

Setzen Sie Wörter mit der Silbe »Un-« am Anfang und »-ung« am Ende, wenn überhaupt nur sehr sparsam ein.

 

Lange Sätze

Vermeiden Sie Endlossätze, die Sie womöglich selbst kaum lesen können.

 

Altmodische Sprache und Redewendungen

Schreiben Sie anders, zeitgemäß, alte Wortstellungen und Redewendungen lassen Sie einfach weg.

 

Hauptwörter/Substantiv umwandeln.

In Verben ist es dynamischer und moderner »Rechnung – berechnen – Lieferung – liefern – Versand – versenden – Antwort – antworten - Kündigung – kündigen usw.«.

 

Diese grundsätzlichen Regeln sollten Sie sich beim Schreiben ins Hirn rufen, Sie haben bereits jetzt einen guten Brief geschrieben.

Ich bin sicher das einige meine extrem vereinfachte und vielleicht auch andere Art über Korrespondenz belächeln. Sollen Sie, wir » kleinen Betriebe« haben meist anderes zu tun. Ich lese die Post der "Profis und Anspruchsvollen" nicht lieber, im Gegenteil. Die wollen "UNS" erreichen, nur klappt oft nicht, deshalb bleiben wir lesefreundlich und nett. 

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