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SEPA leicht erklärt

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Was bedeutet SEPA für mich?
Kurze und einfache Erklärung

ob und was sich ändert.
  

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briefe schreiben muster

 

 

 

 

 

 
 

 

Geschäftsbriefe schreiben und formulieren

 

Vorlagen – Anregungen – Ideen – Muster - Beispiele

 

Vorlagen und Ideen zum Briefe schreiben :

 

Rechnung

Mahnung

Werbeschreiben

Unterlagen Anlagen schicken

Anschreiben Rechnung

Nachfassbrief
A
uftragsbestätigung

Bewerbungsunterlagen zurücksenden

Emails formulieren

Kündigungen

 

 

Preiserhöhung Musterbrief - das könnte Sie interessieren

 

Musterbriefe auch als Download

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Unser Briefstil hat sich verändert, die starre und angestaubte Ausdrucksweise ver- schwindet immer mehr aus dem Briefwechsel und das ist auch gut so. Briefe sollten leserfreundlich und aussagefähig in der Sprache unserer Zeit verfasst werden.

 

Zunächst einmal verworren ist dieses „wir“ „man“ „ich“. Was löst diese Formulierung unbewusst beim Leser aus?

 

Das WIR :

 

Es ist unpersönlich, es vermittelt Unsicherheit, es zeigt den Verfasser wenig beteiligt, es vermittelt keinen wirklichen Ansprechpartner zu haben, es zeigt auch wenig Kompetenz und Verantwortung und ganz wichtig es ist heillos überholt und altbacken. Ausnahmen gibt es beim „Wir“ natürlich auch z.B. Sie und der Leser Ihres Briefes machen etwas gemeinsam, zusammen oder Sie schreiben z.B. über Ihre Herstellung, Ausführung etc.

 

Das MAN :

 

Das ist eine Verallgemeinerung und spricht niemanden so wirklich an. Man kann jeder sein, hat man – soll man – kann man – usw. Irgendwie zeigt es Unsicherheit und gehört nicht in einen gut verfassten Brief.

 

Das ICH :

 

Es vermittelt Kompetenz, es zeigt klar einen Ansprech- und Verhandlungspartner, es vermittelt Sicherheit, Verantwortung und zeigt eine klare
Identifizierung mit dem Unternehmen.

 

Sie reden Ihren Briefpartner ja auch nicht mit ihr an, ihr habt ihr macht etc., nein
Sie sprechen ganz eindeutig eine Person an.

 

Vor allem kleine Firmen verstecken sich immer noch hinter dem „Wir“, sie wollen dadurch einen Eindruck von größer und leistungsfähiger vermitteln. Kommen Sie weg davon, zeigen Sie was Sie können und stehen Sie selbstbewusst hinter Ihrem „Ich“. Der Leser Ihres Briefes versteht unbewusst Ihre Kompetenz und hat eine klare Vorstellung der Aufstellung Ihres Betriebes.

 

Was wir alle schon wissen, Briefe nicht mit ich oder wir beginnen.

 

Vermeiden Sie Superlative, die höchste Steigerungsform z.B. das Beste, sensationell, sehr, herausragend etc. Die andere Richtung Antonym, die entgegengesetzte Form wie „etwa – vielleicht – fast – klein – wenig – leider - etc.“ oder viele „Un“ Wörter z.B. gebildet - ungebildet, bemerkt – unbemerkt, sollten Sie ebenfalls vermeiden.

 

Schreiben Sie keine endlose Sätze, es ist schwer diese im Kopf zu sortieren und der Leser geistig Kommas und Punkte setzen muss. Auch zwischendurch richtig kurze Sätze lockern Ihren Schreibstil ungemein auf.

 

Kommen Sie von alten, verstaubten Redewendungen weg z.B. Bezug – bezugnehmend - beiliegend – Überprüfung – Beantwortung – bestätigen – etc. aber auch Sätze wie ..ich hoffe Ihnen gedient zu haben und verbleibe, diese ganzen Formulierungen sind einfach nicht mehr modern und kommen auch nicht so gut an.

 

Wir alle neigen dazu alles immer in Hauptwörter umzuwandeln z.b. Dank – danken, Rede – reden -,Anlage – anliegend. Auch hängen wir gerne nichtssagende Tätigkeitswörter ich glaube sie heißen Streckverben – Ich spreche ihnen Dank aus ich danke ihnen herzlich dafür -... mal so einfach ausgedrückt.

 

Gut formulierte Briefe werden bemerkt und wirken sich ungemein auf Ihr Image aus. Schreiben Sie so wie sie auch reden und mit ein wenig Übung kommen nette und freundliche Briefe dabei raus. Nur Vorsicht, wir reden mehr als wir schreiben sollten.

 

Die ganz hohe Schule der „Deutschen Sprache“ lasse ich jetzt hier mal weg. Es verwirrt und kein Mensch kann sich das wirklich von jetzt auf gleich merken. Sie wollen Briefe schreiben und das jetzt. Überprüfen Sie mal Ihren bisherigen Schreibstil und versuchen Sie langsam davon weg zu kommen. Also legen wir einfach mal los.

 

Zusammengefasst die wichtigen Punkte :

 

Wir-Ich-man

 

Gehen Sie auf das „Ich“ und verwenden Sie das wir nur in wirklichen “Wir“ Situationen und das „man“ streichen Sie grundsätzlich aus Ihren Briefen.

 

Superlative

 

Vermeiden Sie die höchste Steigerungsform wie beste, sensationell etc. Vermeiden Sie ebenfalls die entgegengesetzte Form, Antonym, von Superlative, vielleicht, fast etc.

 

Un-Wörter


Setzen Sie Wörter mit der Silbe „Un“ am Anfang und „ung“ am Ende, wenn überhaupt nur sehr sparsam ein.

 

Kurze Sätze

 

Vermeiden Sie Endlossätze die Sie womöglich selber kaum lesen können.

 

 

Altmodische Sprache und Redewendungen

 

Schreiben Sie anders und zeitgemäß, alte Wortstellungen und Redewendungen einfach lassen Sie einfach weg .

 

 

Hauptwörter/Substantiv umwandeln

 

in Verben ist dynamischer und moderner Rechnung – berechnen – Lieferung – liefern – Versand – versenden – Antwort – antworten Kündigung – kündigen usw.

 

 

Diese Grundsätzlichen Regeln sollten Sie sich beim Schreiben ins Hirn rufen und Sie haben bereits jetzt einen guten Brief geschrieben.

 

Ich bin sicher das einige meine extrem vereinfachte und vielleicht auch andere Art über Korrespondenz belächeln. Sollen Sie, wir kleinen Betriebe haben meist anderes zu tun.

 

Hier einmal jetzt Praxis.

 

Die Rechnung, müssen wir zeitnah schreiben und viele machen es auch gerne. Bei uns gibt es inzwischen einige formelle Regeln um eine Rechnung zu schreiben.

 

Rechnungsstellungspflicht (innerhalb von 6 Monaten, Vorsicht bei Verletzung) Meine Anregung zur Rechnungsstellung ist rechtlich natürlich nicht abgesichert und basiert nur auf eigenen Erfahrungen.

 

Hier einmal jetzt Praxis.

 

Die Rechnung, müssen wir zeitnah schreiben und viele machen es auch gerne.

Bei uns gibt es inzwischen einige formelle Regeln um eine Rechnung zu schreiben.

 

Rechnungsstellungspflicht (innerhalb von 6 Monaten, Vorsicht bei Verletzung)

 

Rechnung Muster und Angaben


Musterrechnung

 

Musterbriefe auch als Download

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Das ist schon mal eine Menge was da berücksichtigt werden muss.

 

 

Mahnungen

Beispiele - Texte - Mahnung finden Sie in meinem Artikel Kunde zahlt nicht - das könnte Sie interessieren.

 

Werbeschreiben

Beispiele – Texte – Werbeschreiben – das könnte Sie interessieren

 

 

Brief Unterlagen senden Muster und Beispiele

 

Wenn Sie Unterlagen/Anlagen versenden ist das oftmals schon ein kleines Angebot deshalb sollte es immer freundlich und interessant formuliert werden. Manchmal ist zwar alles gesagt oder es werden mit Geschäftspartnern, Papiere einfach nur verschickt reicht natürlich die einfache Aussage„ wie besprochen schicke ich ihnen die “z.B. Prospekte“.

 

 

Einen Kunden jedoch sollte man schon ein wenig neugierig machen und vielleicht sogar zum handeln auffordern.

 

Unterlagen schicken

 

Unternlagen Anschreiben

 

Ausscheibung/Angebot schicken

 

Muster Ausschreibung Anschreiben

 

 

Musterbriefe auch als Download

 


 

Einiges an Unterlagen, Referenzen, Geschäftsbedingungen etc. kann heute direkt über die Internetseite angefordert werden und ein zeitaufwendiger Schriftwechsel erübrigt sich.

 

Schreiben Sie immer in normalen Redestil, nicht so konservativ und immer so kurz wie möglich. In diesem Sinne viel Erfolg.

 

Auftragsbestätigung

 

Mit eine Auftragsbestätigung teilt man dem Kunden mit, den Auftrag anzunehmen und zu den zugrunde liegenden Konditionen auszuführen. Hier gilt es Ihre Pflichten als Kaufmann vom Nicht-Kaufmann zu unterscheiden und auf die beigefügten AGBs hinzuweisen. Nachträge bzw. zusätzliche Leistungen sollten in einer sog. Nachtrags-Bestätigung festgehalten werden. Der Sinn einer Auftragsbestätigung ist es den Auftrag noch einmal festzuhalten damit alles noch einmal geprüft werden kann, ob es Änderungen zum Angebot gibt. Sie sollten auch Ihre Mehrwertsteuerpflicht erwähnen denn es gibt inzwischen Unmengen verworrener Mehrwertsteuerbefreiungen nicht nur Kleinunternehmer und Ausfuhrlieferungen. Der Kunde muss noch einmal genau und nachvollziehbar informiert werden, das die AB mit dem Angebot übereinstimmt. Im Baugewerbe kommt es in der Regel zu einem Bauvertrag.

 

Zusammengefasst schreiben Sie :

 

Empfänger

Datum

Auflistung der Waren/Leistungen /Vereinbarungen/Angebot

Preise

Mehrwertsteuerpflicht- oder Befreiung

Lieferzeiten/Ausführungszeiten

Versandkosten ggf. zusätzliche Kosten

Besondere Vereinbarungen

Steuer ID

 

 

 

 

Meine Anregung zur Auftragsbestätigung ist rechtlich natürlich nicht abgesichert und basiert nur auf eigenen Erfahrungen..

 

Erinnerung Angebote Nachfassbrief

 

Wurde ein Angebot abgegeben oder Unterlagen übermittelt, kommt man meist nicht um um das in Erinnerung bringen herum. Oftmals stellt man sich da schon die Frage – werden nur Preise und Angebote – abgefragt? Ich habe es auch hin und wieder das mir Leute einfach nur Preise aus den Rippen leiern. Kann man aber nicht wissen und es geht uns vermutlich allen so. Dennoch sollten wir nach fassen und uns in Erinnerung bringen.

 

Muster Nachfassbrief


 Musterbriefe auch als Download

 

Email Schriftverkehr schreiben und formulieren.

 

Einiges an Schriftverkehr wird heute noch auf dem Postwege versandt. Es wird aber immer üblicher und auch zeitgemäßer formelle Briefe und Rechnungen als Email-Anlage zu verschicken. Hier sollten Sie Ihre Korrespondenz als z.B. PDF Datei (schreibgeschützt) schicken.

 

Kurze und schnelle Dialoge, Anfragen und Mitteilungen werden direkt in der Mail beantwortet. Hier gilt zügige Beantwortung, die Kurzfassung des Inhalts, höflich und manchmal sogar salopp verfassen. Bei einer Email ist das wichtigste die Betreffzeile, hier unbedingt immer genau auf den Punkt kommen, es ist unumgänglich für die Email Verwaltung. Geht es um ein konkretes Thema ist es für beide Seiten hilfreich die Email als Antwort zu senden, weil hier muss nicht in vorherigen Mails nachgesucht werden. Ansonsten ist der Email Verkehr ziemlich unkompliziert und einfach.

 

Brief Bewerbungsunterlagen/Absage zurücksenden

 

Es ist höflich und wird auch sehr erwartet einem Bewerber zu-oder der abzusagen. Dieses Schreiben können Sie kurz und schmerzlos verfassen, hier erwartet niemand ausführliche und umschreibende Briefe. Stelle ja – Stelle nein – ist hier die Aussage. Dennoch ist es üblich in einem kurzen Satz den Grund zu nennen (auch wenn es wenig aussagt).

 

Musterbrief Absage


Bewerbungsunterlagen zurücki

 

Musterbriefe auch als Download

 

Kündigung allgemein

Kündigung Mitarbeiter

Kündigung Mitarbeiter fristlos

 

Kündigungen müssen immer schriftlich erfolgen und klare Inhalte haben. Erklärungen sind in der Regel nicht der Fall, deshalb halten Sie diese Schreiben kurz.

 

Einfache Kündigung

 

Wichtig:

Absender

Empfänger

Datum

 

Betreff sollte den Grund z.B. Kündigung nennen

 

Inhalt

Was genau z.B. Versicherungsnummer - Mitgliedsnummer - Kontonummer etc. Wann genau z.B. fristgerecht zum – mit sofortiger Wirkung – etc.

 

Überprüfen Sie vorsorglich Vertragsbedingungen, AGBs oder die entsprechende Vereinbarung zur vereinbarten Kündigungsfrist. Gibt hier keine Einschränkungen oder es ist nichts dahingehendes vereinbart könnten Sie es einfach formulieren. z.B. eine Versicherung, eine Mitgliedschaft etc. mit ganz kurzen Aussagen kündigen.

 

Aussage :

 

Hiermit kündige ich die Hausversicherung Nr. 1233 fristgerecht zum 31.12.2013“

Hiermit kündige ich mit sofortiger Wirkung das Abo xxx „

Hiermit kündige ich das Abo fristlos, sollte die Einhaltung einer Frist nicht gewahrt sein, kündige ich hiermit vorsorglich zum Kündigungstermin.“

 

Hinweise :

 

Das vereinbarte Lastschriftverfahren ziehe ich mit sofortiger Wirkung zurück.“

Das verbleibende Guthaben überweisen Sie bitte auf das Konto xxx“

oder sonstige Mitteilung.

 

Ganz wichtig ist die Persönliche Unterschrift.

 

Kündigungen per Einschreiben machen Sinn, weil das Eingangsdatum protokolliert wird.

 

Diese einfache Formulierung reicht in der Regel aus, anders sieht es bei speziellen Kündigungen, wie außerordentliche Kündigung, Mitarbeiterkündigung etc. Hier ist es erforderlich einige Angaben zum Kündigungsgrund zu machen.

 

Beispiel einer normalen Mitarbeiterkündigung ohne Verstöße 

 

Musterbrief Kündigung Mitarbeiter

 

Musterbriefe auch als Download

 

Anmerkung : Kopie dieses Schreibens mitschicken und um Unterschrift und Rücksendung bitten – wahlweise im Büro unterschreiben lassen. Manchmal müssen Regeln zwingend eingehalten werden und die Kündigung sollte näher erläutert sein wie z.B. einer außergewöhnlichen oder bei besonderen vertraglichen Vereinbarungen ausgesprochene Kündigung.

 

 

Schreiben Sie immer in normalen Redestil, nicht so konservativ und immer so kurz wie möglich. In diesem Sinne viel Erfolg.

 

 

 

 

 

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