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Geschäftsbriefe - Vorlagen – Anregungen – Ideen – Muster - Beispiele

 

Briefe schreiben : 

Mahnung

Werbeschreiben

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Musterbriefe auch als Download

 


1.22 Geschäftsbriefe schreiben und formulieren

 

 

Vorlagen – Anregungen – Ideen – Muster – Beispiele -

Eine positive, freundliche Korrespondenz sorgt für ein hervorragendes Image. Viele Ungeübte sind im Briefe schreiben und formulieren unsicher, denken oft ewig darüber nach. Es beginnt in der Regel mit dem Anfang eines Briefes, dann die Worte, die Sätze, Form und Inhalt. Das ist durchaus okay, weil den Inhalt teilt man schon irgendwie mit. Fördernd für Ihre Firma ist zumindest Grundbegriffe bzw. Inhalte beim Schreiben zu beachten. Die Musterbriefe hier sind Anregungen, helfen vielleicht etwas auf die Sprünge.

  • Rechnung
  • Mahnung
  • Werbeschreiben
  • Unterlagen Anlagen schicken.
  • Anschreiben Rechnung
  • Nachfassbrief
  • Auftragsbestätigung
  • Bewerbungsunterlagen zurücksenden.
  • E-Mails formulieren.
  • Kündigungen
  • Preiserhöhung Musterbrief finden Sie im Artikel „Preiserhöhung“

 


Unser Briefstil hat sich verändert, die starre, angestaubte Ausdrucksweise verschwindet immer mehr aus dem Briefwechsel, das ist auch erfreulich so. Briefe sollten lesefreundlich und aussagefähig in der Sprache unserer Zeit verfasst werden.

 

 

Zunächst einmal verworren dieses »wir - man - ich«. Was löst diese Formulierung unbewusst beim Leser aus?

 

Das WIR:
Es ist unpersönlich, es vermittelt Unsicherheit, es zeigt den Verfasser wenig beteiligt, es vermittelt keinen wirklichen Ansprechpartner zu haben. Ein »Wir« vermittelt dem Empfänger kaum Kompetenz und Verantwortung. Es ist heillos überholt und altbacken. Ausnahmen gibt es beim „Wir“ natürlich auch z. B. Sie und der Leser Ihres Briefes machen etwas gemeinsam, zusammen. Sie schreiben z. B. über Ihre Herstellung, Ausführung etc.die Sie mit mehreren erzeugen.

Das MAN:
Das ist eine Verallgemeinerung, man spricht niemanden so wirklich an. Man kann jeder sein, hat man – soll man – kann man – usw. Irgendwie zeigt es Unsicherheit, es gehört nicht in einen gut verfassten Brief.

Das ICH:
Es vermittelt Kompetenz, es definiert eindeutig einen Ansprech- und Verhandlungspartner, es vermittelt Sicherheit, Verantwortung, demonstriert eine klare Identifizierung mit dem Unternehmen.

 

Sie reden Ihren Briefpartner ja auch nicht mit ihr an, ihr habt ihr macht etc., nein Sie sprechen ganz eindeutig eine Person an.

 

Vor allem kleine Firmen verstecken sich immer noch hinter dem „Wir“, sie wollen dadurch einen Eindruck von »bedeutend - leistungsfähiger« vermitteln. Kommen Sie weg davon, zeigen Sie was Sie können, stehen Sie selbstbewusst hinter dem "Ich“. Der Leser des Briefes versteht unbewusst Ihre Kompetenz, hat eine klare Vorstellung der Aufstellung Ihres Betriebes.


Was wir alle kennen, Briefe nicht mit ich oder wir beginnen.

Vermeiden Sie Superlative, die höchste Steigerungsform z. B. das Beste, sensationell, sehr, herausragend etc. Die andere Richtung Antonym, die entgegengesetzte Form wie „etwa – vielleicht – fast – klein – wenig – leider - etc. Viele »Un« Wörter z. B. gebildet - ungebildet, bemerkt – unbemerkt, sollten Sie ebenfalls vermeiden.


Vermeiden Sie endlose Sätze, es ist schwer diese im Kopf zu sortieren, der Leser muss geistig Kommas und Punkte setzen. Zwischendurch kurze, knackige Sätze lockern Ihren Schreibstil ungemein auf.


Kommen Sie von nicht mehr zeitgemäßen, verstaubten Redewendungen weg.
z. B. Bezug – Bezug nehmend - beiliegend – Überprüfung – Beantwortung – bestätigen – etc.

Ebenfalls Sätze wie.
»Ich hoffe Ihnen gedient zu haben und verbleibe ...,«
Diese Formulierungen sind nicht mehr modern und kommen auch nicht so gut an.

Wir alle Neigen dazu alles immer in Hauptwörter umzuwandeln
z. B. Dank – danken, Rede – reden -, Anlage – anliegend.

Auch hängen wir gerne nichtssagende Tätigkeitswörter ich meine sie heißen Streckverben.
– ich spreche ihnen Dank aus - ich danke ihnen herzlich dafür - ... mal so naiv ausgedrückt.

 


Angenehm formulierte Briefe werden bemerkt, sie wirken sich ungemein auf Ihr Image aus. Schreiben Sie so, wie sie auch reden, mit ein wenig Übung kommen nette, freundliche Briefe dabei raus. Nur Vorsicht, wir reden mehr als wir schreiben sollten.


Die ganz hohe Schule der „Deutschen Sprache“ lasse ich jetzt hier mal weg. Es verwirrt, kein Mensch kann sich das wirklich von jetzt auf gleich merken. Sie wollen Briefe schreiben und das jetzt. Überprüfen Sie mal Ihren bisherigen Schreibstil, versuchen Sie langsam davon wegzukommen, legen Sie einfach mal los.

 


Das sollte man in Briefen vermeiden - zusammengefasst die wichtigen Punkte:

Wir-Ich-man

Gehen Sie auf das »Ich«, verwenden Sie das wir nur in wirklichen »Wir« Situationen, das »man« streichen Sie grundsätzlich aus Ihren Briefen.

Superlative

Vermeiden Sie die höchste Steigerungsform wie beste, sensationell etc. Meiden Sie ebenfalls die entgegengesetzte Form, Antonym, von Superlative, vielleicht, fast etc.

Un-Wörter

Setzen Sie Wörter mit der Silbe »Un-« am Anfang und »-ung« am Ende, wenn überhaupt nur sehr sparsam ein.

Kurze Sätze

Vermeiden Sie Endlossätze, die Sie womöglich selbst kaum lesen können.


Altmodische Sprache und Redewendungen

Schreiben Sie anders, zeitgemäß, alte Wortstellungen und Redewendungen lassen Sie einfach weg.


Hauptwörter/Substantiv umwandeln.

In Verben ist es dynamischer und moderner »Rechnung – berechnen – Lieferung – liefern – Versand – versenden – Antwort – antworten - Kündigung – kündigen usw.«.

Diese grundsätzlichen Regeln sollten Sie sich beim Schreiben ins Hirn rufen, Sie haben bereits jetzt einen guten Brief geschrieben.

Ich bin sicher das einige meine extrem vereinfachte und vielleicht auch andere Art über Korrespondenz belächeln. Sollen Sie, wir » kleinen Betriebe« haben meist anderes zu tun.

 


Hier jetzt die Praxis.

 

 

Rechnung,
müssen wir zeitnah schreiben viele, fast alle, machen es auch gerne. Bei uns gibt es inzwischen einige formelle Regeln um eine Rechnung zu schreiben.

Rechnungsstellungspflicht (innerhalb von 6 Monaten, Vorsicht bei Verletzung)

Meine Anregung zur Rechnungsstellung ist rechtlich natürlich nicht abgesichert, basiert nur auf eigenen Erfahrungen.

 

Beispiel Rechnung
Ihre Firma
Straße
12300 Stadt (Pflicht)

Steuer ID (Pflicht)
Datum (Pflicht)
Rechnungsnummer (Pflicht)


Angaben Menge der gelieferten Waren oder gelieferten Leistungen (Pflicht)
Datum der Leistung (Pflicht)


Auflistung Ware - Leistung
Endsumme nach Steuersatz oder Steuerbefreiung auflisten (Pflicht).
Abzüglich geleisteter Anzahlungen/Abschläge (Pflicht)


Ggf. Hinweis auf die Form der Steuerschuld (Pflicht)
Steuer ID, Register etc. und Konto Nr.

Wer genaue Erläuterungen zu den einzelnen Position benötigt findet auf folgenden Seiten eine umfangreiche Erläuterung frankfurt-main.ihk

 

 

Das ist eine Menge, was da an gesetzlichen Vorschriften berücksichtigt werden muss.

 

 


Brief Unterlagen senden Muster/Beispiele.

Wenn Sie Unterlagen/Anlagen versenden, ist das oftmals schon ein »vielleicht« Angebot deshalb sollte es immer sympathisch und attraktiv formuliert werden. Mitunter ist zwar alles gesagt, es werden Papiere unkompliziert nur verschickt, reicht natürlich die leichte Aussage »wie besprochen schicke ich ihnen die Prospekte«.

Einen Kunden jedoch sollte man schon neugierig machen, zum Handeln auffordern.

Beispiel Unterlagen schicken.

Vorteilhafte, Interessante, vielleicht, wo es passt, aufgelockerte Betreffzeile.

Mein Tipp Bauklötze
Infos über besondere Serviceleistungen/Bauklötze
Ausschreibung BV ... scharf kalkuliert


Sehr geehrte/r

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinen Bauklötzen … oder
Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Angebot …

Gerne übersende ich Ihnen hierzu zusätzliche Informationen, sollten dazu Fragen, oder für Ihren Bedarf besondere Anforderungen bestehen beantworte ich Ihnen diese selbstverständlich direkt. Sie erreichen mich persönlich unter der Telefonnummer 12345

Hilft Ihnen dieses Infomaterial zunächst mal weiter?


Mit freundlichen Grüßen

 

 


Ausschreibung zurückschicken.
Schickt man Ausschreibungsunterlagen, ändert man natürlich das Schreiben entsprechend ab.

z.b.

Vielen Dank für die Ausschreibung zu Ihrem Bauvorhaben XY. Ich habe diese ausgearbeitet und sende Sie Ihnen zurück. Mein Konzept ist, Preise für die vorgegebenen Arbeiten einzuhalten, Erfahrung und Service weiterzugeben. Sollten Fragen oder für Ihren Bedarf besondere Anforderungen bestehen beantworte ich Ihnen diese natürlich gerne. Sie erreichen mich unter der Telefonnummer 12121
Über eine Auftragserteilung würde ich mich sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen

 


Einiges an Unterlagen, Referenzen, Geschäftsbedingungen etc. kann heute direkt über die Internetseite angefordert werden, ein zeitaufwendiger Schriftwechsel erübrigt sich.
Schreiben Sie immer in normalen Redestil, nicht so konservativ, immer so kurz wie möglich.

Eine nette Art ist es der Rechnung ein Anschreiben beizulegen.

 

Hallo XY

Ihre Internetseite ist inzwischen fertiggestellt, ich habe mich sehr über Ihren Auftrag gefreut. Ich hoffe, dass Sie mit den Arbeiten zufrieden sind. Für das entgegengebrachte Vertrauen danke ich Ihnen, es wäre schön, Sie auch zukünftig zu meinen Kunden zählen zu dürfen.
Nett oder? Kann, muss aber nicht.

 

 

 

Auftragsbestätigung
Mit einer Auftragsbestätigung teilt man dem Kunden mit, den Auftrag anzunehmen und zu den zugrunde liegenden Konditionen auszuführen. Hier gilt es Ihre Pflichten als Kaufmann vom Nicht-Kaufmann zu unterscheiden, auf die beigefügten AGBs hinzuweisen. Nachträge bzw. zusätzliche Leistungen sollten in einer sog. Nachtragsbestätigung festgehalten werden. Der Sinn einer Auftragsbestätigung ist, den Auftrag noch einmal festzuhalten, damit alles genau geprüft werden kann, ob es Änderungen zum Angebot gibt. Sie sollten auch Ihre Mehrwertsteuerpflicht erwähnen denn es gibt inzwischen Unmengen verworrener Mehrwertsteuerbefreiungen nicht nur Kleinunternehmer und Ausfuhrlieferungen. Der Kunde muss noch einmal genau und nachvollziehbar informiert werden, dass die AB mit dem Angebot übereinstimmt. Im Baugewerbe kommt es in der Regel zu einem Bauvertrag.

 

Zusammengefasst schreiben Sie:

Empfänger
Datum
Auflistung der Waren/Leistungen/Vereinbarungen/Angebot
Preise
Mehrwertsteuerpflicht - Steuerbefreiung
Lieferzeiten/Ausführungszeiten
Versandkosten ggf. zusätzliche Kosten
Besondere Vereinbarungen
Steuer ID


Meine Anregung zur Auftragsbestätigung ist rechtlich natürlich nicht abgesichert, basiert nur auf eigenen Erfahrungen.

 

 

Erinnerung Angebote
Wurde ein Angebot abgegeben oder Unterlagen übermittelt, kommt man meist nicht darum herum das Angebot in Erinnerung bringen. Oftmals stellt man sich die Frage »Werden nur Preise und Angebote« abgefragt? Ich habe es auch hin und wieder das mir Leute einfach nur Preise aus den Rippen leiern. Kann man aber nicht wissen, es geht uns vermutlich allen so. Dennoch sollten wir nachfassen, uns in Erinnerung bringen.

Beispiel Erinnerung ans Angebot


Mein Angebot vom … zu besonderen Konditionen/Leistungen/Produkten

Sehr geehrte(r)

Zunächst einmal bedanke ich mich für Ihr Interesse an, meinen (unseren) Produkten/Leistungen. Vielleicht hatten Sie inzwischen Gelegenheit das Angebot zu prüfen.

Mein Angebot ggf. Unterlagen habe ich nach Ihren Wünschen gerne für Sie ausgearbeitet, sollten hier noch Fragen oder spezielle Anforderungen sein, helfe ich Ihnen natürlich sofort. Die besondere Anforderung, Bauklötze in runder und gelber Form – ist schnell und termingerecht umzusetzen.

Ich möchte Sie auch noch einmal auf die günstigen Konditionen ggf. Rabatte hinweisen, die ich für Sie eingeräumt habe, darüber hinaus bietet meine Firma Ihnen auch in der Nachbetreuung einen umfangreichen Service.

Ich erläutere Ihnen gerne das Angebot (Unterlagen) sowie meinen (unseren) besonderen Service noch einmal näher. . Sie erreichen mich persönlich unter der Telefonnummer 12345678.


Mit freundlichen Grüßen

 

 


E-mail schreiben und formulieren.
Einiges an Schriftverkehr wird heute noch auf dem Postwege versandt. Es wird immer üblicher auch zeitgemäßer, Briefe und Rechnungen als Email-Anlage zu versenden. z.B. PDF Datei (schreibgeschützt) verschicken.


Kurze, schnelle Dialoge, Anfragen und Mitteilungen werden direkt in der E-mail beantwortet. Hier gilt zügige Beantwortung, die Kurzfassung des Inhalts, höflich, manchmal sogar salopp verfassen.
In der E-mail ist das maßgeblichste die Betreffzeile, hier unbedingt immer genau auf den Punkt kommen, es ist unumgänglich für die E-mail Verwaltung.

Geht es um ein konkretes Thema, ist es für beide Seiten von Vorteil die E-mail Antwortfunktion zu senden. Es muss nicht in vorherigen E-mails nachgesucht werden.

Ansonsten ist der E-mail Verkehr ziemlich unkompliziert und problemlos.

 

 

 


Brief Bewerbungsunterlagen/Absage zurücksenden.
Es ist höflich, wird auch sehr erwartet, einem Bewerber zu oder abzusagen. Dieses Schreiben können Sie kurz und schmerzlos verfassen, hier erwartet niemand ausführliche und umschreibende Briefe. Stelle ja – Stelle nein – ist hier die Aussage. Dennoch ist es üblich in einem kurzen Satz den Grund zu nennen (auch wenn es kaum etwas aussagt).

 


Ihre Bewerbung als …......../Ausbildungsstelle


Sehr geehrte(r)

Ihr Interesse in meinem Unternehmen tätig zu sein hat mich gefreut.

Ich habe die Stelle/Ausbildungsplatz inzwischen besetzt, deshalb muss Ihnen leider absagen.

Alternativ:

Zurzeit biete ich keine Stelle/Ausbildungsplatz an, deshalb muss Ihnen leider absagen.

Ich wünsche Ihnen das Sie schnell und erfolgreich eine Stellung/Ausbildungsplatz finden. Ihre Bewerbungsunterlagen schicke ich Ihnen anliegend zurück.


Mit freundlichen Grüßen

 

 


Kündigung allgemein
Kündigung Mitarbeiter
Kündigung Mitarbeiter fristlos


Kündigungen müssen immer schriftlich erfolgen und klare Inhalte haben. Erklärungen sind in der Regel nicht der Fall, deshalb halten Sie diese Schreiben kurz.

 

Einfache Kündigung
Wichtig:

Absender
Empfänger
Datum

Betreff sollte den Grund z. B. Kündigung, nennen.

Text, was genau z. B. Versicherungsnummer - Mitgliedsnummer - Kontonummer etc. Wann genau z. B. fristgerecht zum – mit sofortiger Wirkung – etc.
Überprüfen Sie vorsorglich Vertragsbedingungen, AGB, die entsprechende Vereinbarung zur abgemachten Kündigungsfrist. Gibt hier keine Einschränkungen oder es ist nichts in der Weise vereinbart könnten Sie es einfach formulieren.

z.B. eine Versicherung, eine Mitgliedschaft etc. mit ganz kurzen Aussagen kündigen.

Aussage
»Hiermit kündige ich die Hausversicherung Nr. 1233 fristgerecht zum 31.12.2013.«
»Hiermit kündige ich mit sofortiger Wirkung das Abo xxx »
»Hiermit kündige ich das Abo fristlos, sollte die Einhaltung einer Frist nicht gewahrt sein, kündige ich hiermit vorsorglich zum Kündigungstermin.«

Hinweise:
Das vereinbarte Lastschriftverfahren ziehe ich mit sofortiger Wirkung zurück.
Das verbleibende Guthaben überweisen Sie bitte auf das Konto xxx.
Sonstige Mitteilung.
Wichtig ist die persönliche Unterschrift.

 

 

Kündigungen per Einschreiben machen Sinn, weil das Eingangsdatum protokolliert wird.
Diese einfache Formulierung reicht in der Regel aus, anders sieht es bei speziellen Kündigungen, wie außerordentliche Kündigung, Mitarbeiterkündigung etc. Hier ist es erforderlich, Angaben zum Kündigungsgrund mitzuteilen.

 


Beispiel einer normalen Mitarbeiterkündigung ohne Verstöße


Absender
Empfänger
Datum


Aussagefähige Betreffzeile z. B. Kündigung des Arbeitsverhältnis ...

Hiermit kündige ich das bestehende Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitsvertrag vom xxxx fristgerecht zum xxx. Die schlechte Auftragslage in den vergangenen Monaten, zwingt mich zu dieser Entscheidung die Kündigung auszusprechen. Die dadurch entstandene Umstrukturierung meines Betriebes macht diesen Schritt erforderlich.
Ich weise Sie auf die sofortige Meldung bei der Bundesagentur für Arbeit hin.

Bestätigen Sie mir bitte den Erhalt der Kündigung auf dem anliegenden Schreiben.
Ich bedauere diesen Schritt und wünsche Ihnen weiterhin beruflichen Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen


Persönliche Unterschrift

 

 

Zusätzlich

 


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Datum/Unterschrift Arbeitnehmer            Datum/Unterschrift Arbeitgeber

 


Anmerkung: Kopie dieses Schreibens mitschicken, um Unterschrift und Rücksendung bitten – wahlweise im Büro unterschreiben lassen.

Manchmal müssen Regeln zwingend eingehalten werden, die Kündigung sollte näher erläutert sein z. B. einer außergewöhnlichen oder bei besonderen vertraglichen Vereinbarungen ausgesprochene Kündigung.

 

 

 

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